Funktionen für SaaS-Spend-Management: Inventar, Lizenzen und Verlängerungen
StackKite ist Software für SaaS-Spend-Management für Software-Verantwortliche sowie Finanz- und Operations-Teams. Jeder Abschnitt unten sagt, was eine Funktion tut, welche Daten sie speichert und wie sie in der Praxis aussieht. Die App-Oberfläche ist auf Englisch, deshalb nennen wir Begriffe wie Settings, Owner oder Reviewer im Original.
SaaS-Inventar
Jedes Abo, das dein Unternehmen bezahlt, bekommt einen Eintrag. Du legst ihn von Hand an oder importierst eine CSV, und die Liste bleibt nach Verantwortlichem, Kategorie und Status durchsuchbar. Archivierte Einträge lassen sich wiederherstellen, damit nichts versehentlich verschwindet.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Name der Anwendung, Kategorie, Verantwortlicher, Abrechnungszyklus, monatliche oder jährliche Kosten, gekaufte Lizenzen, aktive Lizenzen, Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist in Tagen, Status und Notizen.
Beispiel: Du erfasst die Design-Suite mit einem Verantwortlichen im Marketing, 40 gekauften und 26 aktiven Lizenzen, Jahresrechnung und Verlängerung im März. Die Suite taucht jetzt in den Ausgabensummen und in der Verlängerungsliste auf.
Integrierter Software-Katalog
Wählst du ein Tool aus dem Katalog, bekommt der Eintrag sein Logo und einen Link auf die passende Seite im StackKite-Software-Verzeichnis. Die Angaben aus dem Verzeichnis stehen neben deinen eigenen Zahlen und ersetzen sie nie. Fehlt ein Tool im Katalog, kannst du es trotzdem als eigenen Eintrag anlegen.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Ein Verweis auf den Katalogeintrag sowie die veröffentlichten Preise und Alternativen, die das Verzeichnis zu diesem Tool listet. Die Kosten, die du erfasst, bleiben genau so, wie du sie eingegeben hast.
Beispiel: Du erfasst das CRM mit 1.200 US-Dollar im Monat. Die Detailansicht zeigt die veröffentlichten Tarifpreise des Anbieters neben dieser Zahl und listet günstigere Alternativen aus dem Verzeichnis.
Ausgaben- und Lizenzprüfung
StackKite addiert die Kosten, die dein Team erfasst hat, und zeigt die auf ein Jahr hochgerechneten Ausgaben nach Kategorie. Es vergleicht gekaufte mit aktiven Lizenzen und schätzt, was die ungenutzten kosten. Das Ergebnis ist eine Liste von Stellen, die du dir ansehen solltest, kein Einsparversprechen.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Nur berechnete Werte: auf ein Jahr hochgerechnete Ausgaben, Ausgaben nach Kategorie und geschätzte Kosten ungenutzter Lizenzen. Die Werte werden aus deinen Einträgen abgeleitet und nicht als eigene Datensätze gespeichert.
Beispiel: Ein Tool mit 40 gekauften und 26 aktiven Lizenzen zu 30 US-Dollar pro Lizenz und Monat zeigt 14 ungenutzte Lizenzen und geschätzt 5.040 US-Dollar im Jahr zur Prüfung.
Entscheidungen zu Verlängerungen
Jede Anwendung hat ein Verlängerungsdatum und eine Kündigungsfrist. So zeigt StackKite nicht nur, wann sich ein Vertrag verlängert, sondern bis wann du handeln musst. Verantwortliche halten eine Entscheidung und einen Status fest, und Erinnerungen erscheinen in der App, wenn eine Frist näher rückt. E-Mail-Erinnerungen gibt es, wenn für den Workspace ein E-Mail-Anbieter eingerichtet ist.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Verlängerungsdatum, Kündigungsfrist, Status, der Text der Entscheidung, Benachrichtigungen in der App und der Zustellstatus der Erinnerungs-E-Mails.
Beispiel: Ein Vertrag verlängert sich am 31. März bei 30 Tagen Kündigungsfrist. Die Verlängerungsansicht zeigt den 1. März als letzten Kündigungstag und markiert ihn, sobald er näher rückt.
Ein privater Team-Workspace
Ein Workspace gehört deinem Unternehmen und ist für alle unsichtbar, die du nicht einlädst. Owner, Admins, Members, Reviewer und Viewer haben unterschiedliche Rechte, und der Server setzt sie bei jeder Anfrage durch. Du kannst die Inhaberschaft übertragen und Personen jederzeit entfernen.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Mitglieder mit E-Mail-Adresse und Rolle, Einladungen, die nach sieben Tagen ablaufen, und der Inhaber des Workspaces.
Beispiel: Lade die Finanzleiterin als Viewer ein, damit sie Ausgaben lesen und exportieren kann, während die IT-Verantwortlichen ihre eigenen Anwendungen bearbeiten.
Dokumente und Änderungsverlauf
Hänge den Vertrag, das Bestellformular oder eine E-Mail an die Anwendung, zu der sie gehören. Kommentare und Änderungen werden mit der Person protokolliert, die sie gemacht hat. Bearbeiten zwei Personen denselben Eintrag, wird das zweite Speichern gestoppt, statt das erste stillschweigend zu überschreiben.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Hochgeladene Dateien bis je 10 MB, Kommentare und ein Aktivitätsprotokoll mit Person und Zeitpunkt für jede Änderung.
Beispiel: Lade das unterschriebene Verlängerungs-PDF zum CRM-Eintrag hoch und hinterlasse einen Kommentar, warum die Lizenzanzahl reduziert wurde.
Export und MCP
Lade dein Inventar jederzeit als CSV oder als vollständiges JSON-Backup herunter. Nutzt du einen KI-Assistenten mit MCP-Unterstützung, kannst du einen schreibgeschützten Schlüssel für einen Workspace erstellen, sein Ablaufdatum festlegen und ihn jederzeit widerrufen. Der Schlüssel zeigt nie andere Workspaces.
Gespeicherte oder angezeigte Daten: Exportdateien werden auf Anfrage erzeugt. MCP-Schlüssel werden als Hash gespeichert, zusammen mit Ablaufdatum und Zeitpunkt der letzten Nutzung.
Beispiel: Lege einen Schlüssel an, der in 30 Tagen abläuft, verbinde deinen Assistenten und frag, welche Verlängerungen im nächsten Quartal anstehen.
Das solltest du vor dem Abo wissen
Die Daten stammen aus deinen Eingaben und CSV-Importen. Erkannte Tools zeigen ihr Logo, veröffentlichte Preise und Links zu günstigeren Alternativen aus dem StackKite-Software-Verzeichnis als Orientierung; deine erfassten Kosten bleiben so, wie du sie eingegeben hast. StackKite erkennt SaaS-Nutzung nicht automatisch, verbindet sich nicht mit deiner Bank und kündigt keine Anbieterverträge. E-Mail-Erinnerungen setzen einen eingerichteten E-Mail-Anbieter voraus. MCP liest freigegebene Datensätze und ändert nicht stillschweigend Verträge. Das Software-Verzeichnis gibt es nur auf Englisch.